1. Tiếp nhận và quản lý đơn hàng

- Tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng, báo giá và các yêu cầu từ bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng.

- Kiểm tra thông tin đơn hàng: tên khách hàng, mã hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.

- Lập và cập nhật danh sách theo dõi đơn hàng trên phần mềm MISA.

- Theo dõi tình trạng đơn hàng: mới tiếp nhận, đang sản xuất, chờ giao hàng, đã giao hàng và đã hoàn tất.

- Kiểm tra các thay đổi, điều chỉnh về số lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng và các yêu cầu phát sinh.

2. Theo dõi quá trình sản xuất và thực hiện đơn hàng

- Phối hợp với bộ phận sản xuất, kho và kinh doanh để cập nhật tiến độ thực hiện từng đơn hàng.

- Theo dõi số lượng hàng đã sản xuất, số lượng đạt yêu cầu, số lượng nhập kho và số lượng còn phải thực hiện.

- Đối chiếu số lượng sản xuất thực tế với đơn đặt hàng và kế hoạch giao hàng.

- Cập nhật các trường hợp chậm tiến độ, thiếu hàng, sai quy cách hoặc phát sinh ngoài kế hoạch.

- Tổng hợp tình hình thực hiện đơn hàng, báo cáo các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho cấp quản lý.

- Theo dõi số lượng hàng giao từng đợt và số lượng còn phải giao theo đơn đặt hàng.

- Đối chiếu phiếu giao hàng với đơn hàng, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận.

- Theo dõi tình trạng giao hàng, xác nhận giao nhận và lưu trữ chứng từ liên quan.

- Tổng hợp sản lượng, giá trị hàng hóa đã giao theo từng khách hàng, đơn hàng và thời kỳ.

- Phối hợp xử lý các trường hợp giao thiếu, giao thừa, hàng trả lại hoặc điều chỉnh phiếu giao hàng.

3. Kiểm soát chứng từ và dữ liệu kế toán

- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và thống nhất của hồ sơ đơn hàng, hợp đồng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán.

- Phối hợp với kế toán bán hàng để đối chiếu số liệu xuất hóa đơn với hàng hóa thực tế đã giao và hồ sơ liên quan.

- Cập nhật dữ liệu đơn hàng chính xác, hạn chế sai sót, trùng lặp hoặc thiếu thông tin.

- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo khách hàng, mã đơn hàng, thời gian và tình trạng thực hiện.

- Cung cấp số liệu phục vụ đối chiếu công nợ, kiểm tra nội bộ và lập báo cáo quản trị.

4. Báo cáo và kiểm soát vận hành

- Tổng hợp doanh số đơn hàng, giá trị hàng đã giao, giá trị còn phải giao và công nợ liên quan.

- Theo dõi tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, tiến độ giao hàng và các đơn hàng tồn đọng.

- Phân tích nguyên nhân chậm giao hàng

- Đề xuất biện pháp cải thiện quy trình quản lý đơn hàng, kiểm soát chứng từ và phối hợp giữa các bộ phận.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.

- Đảm bảo dữ liệu đơn hàng chính xác, đầy đủ và được cập nhật kịp thời.

- Theo dõi sát tiến độ thực hiện và tình trạng giao hàng của từng đơn hàng.

- Đảm bảo số liệu giữa đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho và thanh toán được đối chiếu thống nhất.

- Bảo mật thông tin khách hàng, giá bán, chính sách thương mại và dữ liệu nội bộ.

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo và các công việc được giao trong phạm vi nhiệm vụ.